販売管理システムの導入について

今までエクセルで管理していた、というところも多い販売管理、しかしそれでは十分な効率化ができないという問題があります。販売管理業務のシステム化をはかることにより、エクセルでの管理では成し得なかった効率化がはかれます。

販売管理とは

販売管理とは商品仕入れて販売するまでの業務に関わるプロセスを管理すること、見積・出荷・売上・在庫・購買管理などの業務を管理しています。

販売管理は業種問わず必ず必要なもの、中には商品の在庫が存在しないサービスもありますが、ビジネスをしている以上必ず発生するのがお金です。

その流れもきちんと管理し、そして適切なコントロールを目的としているのが販売管理であり、それを効率化してくれるのが販売管理システムです。

もちろんこのシステムを導入しなくてはならない、ということはなく、エクセルでの管理も可能です。

むしろ従来ですと、エクセルでの管理がメジャーとされています。

しかし近年では働き方改革により、在宅勤務などの変化が見られています。

その際必要になるのが情報のやり取りの効率化とされています。

販売管理業務は同じオフィス内で、何かあれば部署間を移動して直接データや書類を渡しにいく、という作業もありますが、在宅勤務なども増えてきた現代では、それでは円滑な業務が難しくなっています。

メールやチャットなどでデータ共有もできますが、あらためて開きなおして再入力、というのも手間がかかってしまうケースがあります。

そうした業務の負担を減らせると、もっと人員を生産の部分に回していける可能性があります。

それをかなえるのが販売管理のシステム化で、現在その導入をすすめている企業が増えています。

エクセルでの管理と課題

エクセルによる販売管理が一概に悪いとは言えません、

無料の使い勝手のいいテンプレートが出回っていたりと、使い方によってはあらゆる仕組みも組み込めます。

自作で作り上げることもでき、使いやすい管理表を作成できます。

管理が必要なタイミングで、手軽な管理が可能なのがエクセルでの管理のいいところです。

また、エクセルの導入は非常に簡単なので、コストをかけずに導入できるメリットがあります。

しかしデメリットもあるのが実情です。

まずはリアルタイムでの情報更新が不可という部分、エクセルは各自で販売管理をしてしまった場合、更新するタイミングが属人的となります。

再入力の際に一つ数字がずれてしまうなどの可能性もあり、手作業でトラブルに対応しなくてはなりません。

データを作ることはできますが、それが効率的かというと、けしてそうではないのです。

次に、管理する項目が多いという部分です。

さまざまな業務を管理する必要があるのが販売管理で、その項目はとても多いです。

管理を細分化していき、対象製品の数や種類が多いほどに管理するべき項目が増えて、難易度があがっていきます。

またこれらの管理は入力者のエクセルへの理解度が関わってきます。

基本的な知識しか必要ないものもあれば、高度な機能を理解していてようやくできる業務もあるため、複雑な管理はハードルがより高いものになります。

エクセルは手軽にできる部分もありますが、その代わり使用する人によってできるうこと、できないこともあります。

販売管理としては使い勝手が悪い場合がある、というのがわかります。

販売管理の目的について

販売管理の目的についてあらためて知っておくことにより、管理のためには何が必要なのかを整理できます。

まずは利益向上、正確な販売管理ができれば、そこから情報を得て収支の状況、全体の損益も把握できます。

明確にできればできるほどに良く、そこからマネジメントに生かせます。

情報の入力ミスを減らし、見やすくする、これがとても重要なことです。

そして情報を可視化すれば、顧客満足度の向上にもつながるとされています。

在庫状況からこの情報は得られ、顧客のニーズを把握できます。

それを生かしていくことで、顧客は何を求めているか、というのを理解でき、それに応じた経営戦略を打ち出せます。

販売管理の目的を知ることで、管理業務には何が必要なのか、というのを把握できます。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入することで、エクセルではどうしても難しかった課題をクリアできます。

ここでは導入の際のメリットについて紹介いたします。

業務効率化が最大のメリットで、システムによる一元管理により、再入力の手間がなくなります。

これによりヒューマンエラーが減り、もし修正が必要となってもすぐに対応が可能です。

無駄な作業を減らせば、残業時間の削減、休暇の取りやすさなど労働環境の改善も期待されます。

そしてこれら管理データは可視化でき、共有が簡単です。

一連の流れをまとめて管理、自動化することでリアルタイムでの状況把握ができます。

企業全体、グループ全体にシステムで共有可能、インターネット環境下で共有するタイプであれば働く場所も選びません。

これら利便性が重なれば、生産性の向上も見込めます。

エクセルはさまざまなことを手軽に管理が可能ですが、販売管理システムは特化しているもの特有の良さがあります。

また、カスタマイズ性の高いシステムもあるので、それを導入すると、より使いやすいシステムに変更が見込まれます。

販売管理システムの選び方

販売管理システムは、これが一番、という概念がありません。

さまざまな種類がある販売管理システム、業種や業界によって特化したパッケージのものもあれば、汎用的で最低限の機能のものもあります。

インターネット環境下であればどこでも利用できるクラウド型や、カスタマイズができるオンプレミス型など、組み合わせも非常に多いのです。

コストも導入するシステムによって大きく異なります。

この中から自社にマッチしているものを導入するのがポイントで、費用、機能、企業規模にマッチしているか、導入後のサポートはどうなっているかなどが選定条件の例です。

そのシステムの内容を詳しく知る必要があるので、まずは問い合わせ、相談からおすすめいたします。

コストが高くて機能が多くても全部活用できない場合は、どうしてもシステムが無駄になってしまいます。

逆に足りなくても不便なので、自社の課題、必要なものを把握した上で選定するのがおすすめです。

販売管理についてのまとめ

販売管理の目的をしっかり汲み取っているシステムが販売管理システムで、エクセルでの課題だった部分を解決してくれます。

業務の効率化、労働環境の改善、そして企業全体の利益の向上が見込めるとされているこの販売管理システムですが、メリットを十分に生かすためには自社にマッチしたものを導入するのが重要です。

そのためにも、自社で求めているものを整理し、抱えている課題を把握する必要があります。

それらを把握した上で選定した、自社にマッチしたシステムは導入の直後は戸惑うものの、確実に役立つものとなります。

導入後にトラブルが起こった場合であっても、アフターフォローが充実しているところであれば、手厚いサポートが受けられ、リモートでのメンテナンスを受けられるものもあります。

属人的になってしまいがちな管理業務ですが、システム化すると統一化が可能、そこから得られる正確なデータは、企業の利益を生み出すために重要なデータとなり得ます。